Платежная ведомость: образец заполнения

26 мая 2024
3

СОДЕРЖАНИЕ:
1. Унифицированный бланк или произвольный
2. Чем заменить платежную ведомость
3. Кто заполняет форму
4. Унифицированная платежная ведомость по форме Т-53
4.1. Бланк и образец
4.2. Оформление первой страницы
4.3. Заполнение второго листа
4.4. Виза директора
5. Что должен сделать кассир при выдаче зарплаты по ведомости
6. Как исправить ошибки в платежной ведомости
7. Как закрыть платежную ведомость
8. Время действия и хранения зарплатной ведомости

Правильное оформление платежных документов – неотъемлемая часть успешной деятельности любой компании. Одним из таких документов является платежная ведомость, которая служит основой для расчета заработной платы сотрудников и учета налоговых отчислений. В этой статье рассмотрим основные аспекты составления и ведения платежных ведомостей, а также их роль в бухгалтерском учете.

1. УНИФИЦИРОВАННЫЙ БЛАНК ИЛИ ПРОИЗВОЛЬНЫЙ
rounded-in-photoretrica (25).png

При расчётах с сотрудниками организации могут использовать унифицированные формы, такие как платёжная ведомость Т-53, или самостоятельно разработанные документы, которые должны быть закреплены в учётной политике.

Бланк Т-53 предназначен для отражения вознаграждений за труд работников всей организации или её подразделения. В этом документе указывается общая сумма выплат и детализация по каждому сотруднику.

С 1 января 2013 года использование унифицированной формы Т-53 не является обязательным в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Однако многие компании продолжают её применять, поскольку она удобна для оптимизации бухгалтерского документооборота.

2. ЧЕМ ЗАМЕНИТЬ ПЛАТЕЖНУЮ ВЕДОМОСТЬ
Вместо платежной ведомости можно использовать другие документы для оформления выдачи заработной платы, например:

расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – для выдачи зарплаты одному человеку;
расчетно-платежную ведомость (форма Т-49) – для групповой выплаты.

Эти документы также предусмотрены Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций.

3. КТО ЗАПОЛНЯЕТ ФОРМУ
Оформлением платёжной ведомости обычно занимается бухгалтер по заработной плате, так как это бухгалтерский документ. После того как бухгалтер заполнит ведомость, он передаёт её кассиру. На основании этой ведомости кассир выплачивает заработную плату сотрудникам.
rounded-in-photoretrica (27).png

4. УНИФИЦИРОВАННАЯ ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО ФОРМЕ Т-53
Унифицированная платёжная ведомость по форме Т-53 – то документ, который используется для выдачи заработной платы и других денежных выплат наличными из кассы предприятия. При ее заполнении необходимо учитывать требования законодательства и внутренние правила организации. Документ должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером.

Важно отметить, что унифицированная платёжная ведомость по форме Т-53 составляется в одном экземпляре.

4.1. Бланк и образец
Скачать форму бланка Т-53 в формате excel.
Скачать образец заполнения бланка Т-53 в формате excel.

4.2. Оформление первой страницы
В унифицированной платёжной ведомости по форме Т-53 на первой странице необходимо указать следующую информацию:

Полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы согласно учредительным документам.
Структурное подразделение, если заработная плата выплачивается по подразделениям.
Код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) или иной уникальный код организации, если он есть.
Корреспондирующий счёт – обычно это счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда».
Срок действия ведомости – не менее 5 дней с момента подписания.
Общая сумма, начисленная к выдаче, должна быть указана как цифрами, так и прописью.
Дата составления ведомости и её порядковый номер по внутреннему документообороту.
Период, за который производится выплата.

Эти данные обязательны для внесения на первую страницу платёжной ведомости по форме Т-53.

4.3. Заполнение второго листа
Второй лист унифицированной платёжной ведомости по форме Т-53 предназначен для детального отображения выплат, которые положены каждому сотруднику. На этом листе есть таблица с шестью колонками:

Номер по порядку – уникальный номер, который присваивается каждому сотруднику в ведомости.
Табельный номер – номер, который присваивается сотруднику в системе учёта кадров организации.
ФИО получателя заработной платы – полное имя сотрудника, которому предназначается выплата
Сумма, причитающаяся за его труд по итогам расчётного периода – сумма, которую сотрудник должен получить за указанный период работы.
Подпись в получении или депонировании – место для подписи сотрудника, которая подтверждает получение выплаты, или отметка в случае, если выплата не была получена
Примечания – здесь могут быть указаны дополнительные сведения, например, номер документа, удостоверяющего личность получателя.

Заполнение второго листа начинается с указания номера по порядку и табельного номера сотрудника. Затем вносится его ФИО и сумма, которая причитается к выплате. В конце сотрудник ставит свою подпись в месте, предназначенном для отметки о получении выплаты или депонировании.

4.4. Виза директора
Виза директора на унифицированной платежной ведомости по форме Т-53 – условие обязательное. Она подтверждает, что руководитель организации согласен на выплату заработной платы.
Виза директора ставится на титульном листе ведомости в отведённом для этого месте. Она должна содержать подпись и расшифровку подписи, а также дату визирования.
rounded-in-photoretrica (26).png

5. ЧТО ДОЛЖЕН СДЕЛАТЬ КАССИР ПРИ ВЫДАЧЕ ЗАРПЛАТЫ ПО ВЕДОМОСТИ
При выдаче заработной платы по ведомости кассир должен следовать следующему регламенту:

Проверить наличие подписей главного бухгалтера и руководителя на ведомости. Это необходимо для подтверждения законности операции.
Сравнить сумму, указанную прописью, с суммой, указанной цифрами. Это поможет избежать ошибок и убедиться в правильности данных.
Убедиться, что общая сумма по ведомости совпадает с суммой выплат по сотрудникам. Таким образом, можно гарантировать, что все выплаты были произведены корректно и в полном объёме.
Подготовить денежные средства для выдачи зарплаты, проверив и пересчитав их.
При выдаче зарплаты сотруднику, кассир выдаёт ему ведомость, где сотрудник должен поставить свою подпись напротив своей фамилии.
Если сотрудник не пришёл за зарплатой в установленный срок, кассир делает отметку «Депонировано» напротив его фамилии.
На фактически выданную сумму кассир оформляет расходно-кассовый ордер в день закрытия ведомости. Это позволяет вести точный учёт всех операций и обеспечивает прозрачность процесса выдачи зарплаты.

6. КАК ИСПРАВИТЬ ОШИБКИ В ПЛАТЕЖНОЙ ВЕДОМОСТИ
Чтобы исправить ошибки в платёжной ведомости, нужно:

зачеркнуть неправильные данные (сумму или текст);
над зачёркнутыми данными написать правильные;
указать дату исправления;
заверить исправленную информацию подписями лиц, составивших документ (с указанием их должностей и ФИО).

Это поможет внести корректные изменения в платёжную ведомость и обеспечить достоверность финансовых данных.
Кстати, ошибки в платёжной ведомости могут привести к серьёзным последствиям как для работодателя, так и для сотрудников. Вот некоторые из возможных негативных результатов:

Неправильное начисление заработной платы может вызвать недовольство сотрудников и даже привести к судебным разбирательствам. Если сотрудники получат меньше или больше, чем им положено, это может негативно сказаться на их мотивации и производительности труда.
Несоблюдение налогового законодательства может повлечь за собой штрафы и пени со стороны налоговых органов.
Ошибки в начислении налогов и взносов могут исказить отчётность работодателя перед налоговыми органами и другими контролирующими органами.
Потеря доверия сотрудников. Если сотрудники обнаружат ошибки в своих платёжных ведомостях, это может подорвать доверие к работодателю и привести к снижению мотивации.
Судебные иски. Сотрудники могут обратиться в суд с требованием о возмещении ущерба, если обнаружат ошибки в своих платёжных документах.
Репутационные риски. Ошибки в платёжной ведомости могут негативно сказаться на репутации работодателя и привести к потере клиентов и партнёров.

Чтобы избежать ошибок в платёжной ведомости, необходимо тщательно проверять все расчёты и данные перед выдачей заработной платы. Рекомендуется регулярно проводить аудит платёжных ведомостей и обучать сотрудников, ответственных за расчёт заработной платы, правилам и требованиям законодательства.

7. КАК ЗАКРЫТЬ ПЛАТЕЖНУЮ ВЕДОМОСТЬ
Чтобы закрыть платёжную ведомость, необходимо выполнить следующие шаги:

Подсчитать итоги. Это означает, что нужно определить общую сумму выданных средств и сумму, которая была зачислена на депозит.
Внести данные. Полученные суммы следует указать на последнем листе ведомости.
Завершить ведомость. Документ необходимо заверить подписью.
Оформить расходно-кассовый ордер. На его основании выписывается документ, в котором указывается сумма выданных средств. Номер ордера нужно внести в ведомость.
Передать ведомость обратно в бухгалтерию.

Помните, если вовремя не закрыть платёжную ведомость, то это может привести к следующим проблемам:

Ошибки в отчётности. Незакрытая ведомость может привести к ошибкам в бухгалтерской отчётности, так как данные о выплатах сотрудникам не будут корректно отражены.
Проблемы с налоговой инспекцией. Неправильное отражение выплат может вызвать вопросы при проверке со стороны налоговой инспекции.
Штрафы и пени. За несвоевременное или неправильное отражение операций в бухгалтерском учёте могут быть наложены штрафы и пени.
Трудности с аудитом. Незакрытая ведомость может стать причиной дополнительных вопросов и задержек при проведении аудита финансовой отчётности.
Риск судебных разбирательств. В случае возникновения споров с сотрудниками или контролирующими органами, незакрытая ведомость может быть использована как доказательство нарушений.

Чтобы избежать этих проблем, важно своевременно закрывать платёжные ведомости, правильно отражать все операции и соблюдать требования законодательства.

8. ВРЕМЯ ДЕЙСТВИЯ И ХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТНОЙ ВЕДОМОСТИ
Срок действия зарплатной ведомости начинается с момента её составления и длится в течение пяти рабочих дней после получения наличных в банке. Однако руководитель организации может продлить этот срок, но он не должен превышать максимальное значение. Платёжные ведомости следует хранить в течение длительного времени. Если в организации не ведётся учёт по лицевым счетам, то срок хранения составляет 50 лет. Если же лицевые счета существуют, то срок хранения сокращается до шести лет после окончания года, в котором они были закрыты.
rounded-in-photoretrica (28).png

Таким образом, платежная ведомость является важным инструментом в управлении финансами предприятия. Она позволяет точно и своевременно начислять заработную плату сотрудникам, а также контролировать налоговые отчисления. Правильное составление и ведение платежных ведомостей способствует соблюдению законодательства и предотвращает возможные финансовые риски. О других бухгалтерских финансовых инструментах также читайте на нашем сайте.