График отпусков

Ежегодный оплачиваемый отдых – законное право каждого работника по Трудовому кодексу (ст.114). Всегда хочется выбрать удобное время для отдыха. Но график выполняет функцию баланса в организации -  с одной стороны, он реализует право сотрудника на отдых, а с другой, помогает  организации  без ущерба для компании выстроить рабочий процесс. Чаще всего функционал ушедшего в отпуск работника кому-то поручается, и если заранее не спланировать отпуск и отправить, например, полностью отдел отдыхать, то устойчивости компании может быть нанесен существенный вред.

В   ТК РФ установлено, что график отпусков нужно оформить не позднее, чем за две недели до начала нового года (см. ст. 123). Документ утверждает руководитель.

Важно помнить, что график обязателен для исполнения работодателем и сотрудником. Самовольно назначить себе выходные дни работник не может. А работодатель не может наказать за прогул человека, который ушел в отпуск по графику.  Если приказ на отпуск был не оформлен, сотрудник все равно может уйти отдыхать, так как это было отражено в графике.

1. КОГО НУЖНО ВКЛЮЧАТЬ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Есть счастливые сотрудники, которые могут уйти в отпуск в удобное для себя время:

•  «Льготники» по закону, которые имеют право уходить на отдых в удобное для себя время (список публикуем ниже).
• Вновь принятые работники, которые были трудоустроены уже после утверждения графика. Если работодатель не внесет изменения в годовой план, то новые сотрудники пойдут в отпуск по отдельному приказу и графику. Сроки будут индивидуально согласовываться, а норма об уведомлении  за две недели в письменном виде об отпуске в этой ситуации на работника не распространяется. Кого надо включать в график отпусков

Кадровый служащий включает в график отпусков всех, с кем заключен трудовой договор. 

Есть тонкости при включении в график дистанционных работников и мобилизованных.

Работника на дистанте включают в график, если в коллективном договоре, трудовом или другой локальном акте организации не установлены особые условия.

Мобилизованных можно включать в график, а можно не включать, так как с этой категорией работников трудовой договор приостанавливается, а не прекращается.  Но по факту у мобилизованного работника продолжает копиться отпускной стаж и чтобы его не потерять, такого сотрудника можно включить в график отпусков с пометкой «работник мобилизован». 

Гражданина на гражданско-правовом договоре в график отпусков включать не надо, иначе договор может быть признан трудовым со всеми вытекающими последствиями. 

2. ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ УЧИТЫВАТЬ ПОЖЕЛАНИЯ РАБОТНИКОВ ПО СРОКАМ ОТДЫХА

Работодатель может учесть пожелания сотрудника, но может этого и не делать. Здесь все зависит от принятых правил в организации и характере отношений между руководством и работниками. Учитывать желания по срокам отпускных нужно только для «льготников». Им же можно сдвинуть сроки, так как планы могут измениться и нарушением закона это не будет. 

Кого относят к льготной категории:

• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще нет 14 лет (ст.262.2 ТК РФ);
• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);
• совместители (ст.286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

3. МОЖНО ЛИ В ГРАФИКЕ ДЕЛИТЬ ОТПУСК НА ЧАСТИ

По соглашению с работников, отпуск можно разделит на части. Но с условием, что одна из частей будет не менее 14 дней (см. ст. 125 ТК РФ). В локально-нормативных актах организации такое деление отпуска закрепляется формулировкой  «продолжительность ежегодно отпуска должна быть не менее 7(14)дней». Минтруд не запрещает так делать (см. письмо Минтруда 14-2/ООГ-6958 от 24.09.2019), но рекомендует разумно подходить к дроблению отпуска не в ущерб отдыху работников. 

4. КАК ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНИТЬ ГРАФИК

Перечислим важные моменты, которые нужно учесть при составлении отпускного графика в организации. 

1.  После устройства на работу отпуск можно получить через полгода  работы (непрерывной)  в организации (ст. 122  ТК РФ). Правило не распространяется на льготные категории (кто к ним относится,  описали в главе выше).
2.  Продолжительность отпуска должна быть не менее 28 календарных дней.  Удлиненный отдых положен   несовершеннолетним (основной отпуск не может быть менее 31 дня), педагогам  — 42 дня и др. 
3.  Статья 116 ТК РФ закрепила право некоторых работников на  дополнительный оплачиваемый отпуск. Устанавливается такие привилегии в  коллективном договоре или локальном нормативном акте для работников, не указанных в ТК РФ.
4. Основной и дополнительный отпуск суммируются и это закреплено ст.120 ТК РФ,
5.  Количество дней отпуска считают в календарных днях.  Нерабочие праздничные дни в него не включают (ст. 120 ТК РФ).
6. Планировать отпуск на следующий год нужно до 31 декабря. 

5. ПО КАКОЙ ФОРМЕ СОСТАВИТЬ И УТВЕРДИТЬ ГРАФИК 

Унифицированный бланк Т-7 (см. постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) применяют как форму графика отпусков. На его основе можно создать свой вариант документа и внести в него актуальные для организации нюансы. Но по опыту большинство организаций пользуются унифицированными документами. 

Какую бы форму не выбрал работодатель, ее нужно закрепить в локальном акте организации. Кроме этого в нормативке определяют и порядок заполнения бланка, чтобы все подразделения компании заполняли его единообразно. 

Если вы заполняете форму Т-7, то графы 7-9 не заполняются, в них кадровый служащий внесет данные при фактическом исполнении графика.

Шапка формы содержит два грифа: о мотивированном  мнении профсоюза и об утверждении руководителя.  И хотя подписи директора и профсоюза достаточно для утверждения документа, чаще всего дополнительно создают приказ об утверждении графика с отметками об ознакомлении работников. 

5.1 Как заполнять графы бланка?

• графа 1 — наименование структурного подразделения;
• графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
• графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
• графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
• графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
• графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
• графа 10 — примечание.

Общий  алгоритм оформления графика отпусков выглядит так:

1. Собрать  с работников пожелания о датах отпуска.
2. Сформировать  проект графика отпусков. Этим занимается отдел кадров. 
3. Утвердить  график отпусков на год. Делают это до 31 декабря уходящего года. График на 2024 год нужно было сформировать до 31 декабря 2023 года.
4. Ознакомить работников с графиком под личную подпись или иным способом, принятым в компании. Занимается этим кадровый отдел.

6. КАК ИСПОЛНЯТЬ ГРАФИК 

Работника письменно предупреждают о дате начала отпуска. Уход в отпуск оформляется приказом, чтобы была возможность доказать в случае необходимости предоставление отпуска сотруднику, и для закрепления основания для выплаты отпускных. 

Так как график обязателен к исполнению для двух сторон  - работник и работодатель,  то даже без приказа директора сотрудник может уйти в ежегодный отпуск в соответствии с планом отпусков. 

7. КАК ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В УТВЕРЖДЕННЫЙ ПЛАН

Действие графика начинается 1 января и заканчивается его действие 31 декабря. За это время в организации могут произойти различные кадровые изменения, и график может меняться. 

Для нового работника  отпуск можно предоставить приказом по письменному заявлению сотрудника. Также можно внести корректировку в действующий график, собрав мнение профсоюза и оформив новый приказ на утверждение плана отпусков на год. Помним, что первый отпуск можно получить через полгода работы в организации. 

Льготные категории работников   в график отпусков не вносят и  кадровик только делает отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Когда работник хочет уйти в отпуск вне графика, то нужно написать письменное заявление на имя директора и указать причину изменения планового отпуска. Согласуют или нет отпуск – зависит от желания работодателя. Если причина показалась уважительной и отпуск согласован, то в форме Т-7 в графах 8-9 указывается новая дата начала отпуска и как основание — реквизиты соответствующего приказа работодателя.

Уведомление работника о начале отпуска обязательно, как и выплата отпускных за три дня до его начала (ст. 124 ТК РФ). Если это не сделано, то работодатель обязан перенести период отпуска.  Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Если во время отпуска работник заболел, то он продлевается или переносится на новый срок. Также стоит действовать, если в период отдыха сотрудник был призван для выполнения государственных (общественных) обязанностей.

Все изменения и переносы оформляют приказом. 

Вызвать из отпуска можно, если в организации  возникла  производственная необходимость, но сделать это можно только с согласия работника. Графики отпусков в одностороннем порядке не меняют – это правило должно быть соблюдено.  

Важно!  Непредоставление очередного отпуска работнику в течение двух лет подряд запрещено.