Работающему человеку нужно где-то фиксировать сведения обо всех местах, где он работал, в какие периоды, на какой должности. Для сбора и фиксации такой информации оформляют трудовую книжку, в которой записаны все данные о деятельности гражданина по трудовому договору. При поступлении на работу трудовая должна быть оформлена в течение пяти рабочих дней.
1. ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ТРУДОВАЯ КНИЖКА
В Трудовом кодексе (ст. 66) описаны функции трудовой книжки.
Она требуется для:
- Фиксации всего трудового стажа и опыта работника. Эти данные потребуются для установления размера пенсии.
- Фиксации сведений об образовании. Кроме этого в трудовую вносят данные об изменении фамилии, имени, отчества работника, если, к примеру, сотрудник выходит замуж или меняет персональные данные по каким-то другим основаниям.
- Учета сведений о наличии награждений и благодарностей работника.
- Проверки причин увольнений с предыдущих мест работы. При расторжении трудового договора работодатель записывает статью, по которой этот договор расторгнут. Это может произойти по собственному желанию или по какой-то иной статье (прогул и др.). Это помогает новому работодателю принять решение о начале сотрудничества с человеком.
С 2023 года начали применять обновленные бланки трудовых книжек. Но старые варианты тоже можно будет использовать.
Дополним, что с 2020 года работодатели постепенно переходят на электронные трудовые книжки. Но выбор, какую книжку вести, остался. Если вы до 2021 года устраивались на работу и вам оформляли бумажную трудовую, то вы можете выбрать продолжать её использовать или перейти на электронный вариант. Если вам понадобится вкладыш, то вы просто приобретаете его, и кадровая служба продолжает ведение трудовой в бумажном варианте. Но если вы впервые устроились на работу в 2021 году и позже – вам по умолчанию заведут электронный вариант книжки. Перейти на бумажный вариант с электронного не получится.
2. МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ СТАРЫЕ БЛАНКИ
Новая форма бланка трудовой утверждена приказом №320н (приложение 1). С 01 января 2023 года перестал действовать Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Сейчас ответственные за приобретение, ведение и хранение трудовых книжек пользуются Порядком, определенным Приказом Минфина России № 55н.
Старый формат бланков можно продолжать использовать, они действительны без ограничения. Если у организации закуплены бланки старого образца, то не нужно их списывать и утилизировать. Как только они все будут использованы или реализованы, предприятие закупит трудовые нового формата.
3. ГДЕ ПРИОБРЕТАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ТРУДОВОЙ НЕДОРОГО
Если гражданину нужен бланк для себя, его можно приобрести в киосках «Роспечати», в книжных, канцелярских магазинах. Цену нужно уточнять у продавца.
Если организации нужно закупать бланки в больших объемах, то приобрести бланки трудовой книжки и/или вкладышей к ней можно будет у распространителей, у которых на это есть полномочия. Это могут быть организации и индивидуальные предприниматели. Изготовители бланков будут размещать перечень таких официальных распространителей на своих сайтах.
К распространителям предъявляют некоторые требования:
1. В помещениях, где хранят бланки, должен соблюдаться режим охраны.
2. Бланки трудовой это документы строгой отчетности и поэтому нужно вести строгий учет всех поступающих и реализованных бланков.
3. Организация или ИП должны иметь на праве собственности или ином законном основании здания, помещения и оборудование для ведения деятельности по распространению среди работодателей бланков трудовой книжки.
Есть требования и к тем организациям, которые будут доставлять бланки. Это могут быть:
- службы доставки защищенной полиграфической продукции;
- распространители, которые доставляют бланки напрямую со склада изготовителя или со своего склада.
Доставка может быть осуществлена и иным способом по соглашению сторон. Главное, все должно быть в соответствии с гражданским законодательством РФ.
Важно! Бланки может выпускать любая организация (официальный распространитель), у которой есть лицензия на производство и реализацию защищенной полиграфической продукции уровня защиты. Выдачей разрешений занимается ФНС России, которая ведет их реестр.
4. КОГДА И КОМУ ОФОРМЛЯТЬ БУМАЖНУЮ ТРУДОВУЮ НАБЛАНКЕ НОВОГО ОБРАЗЦА
Сейчас тем, кто впервые поступает на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. По умолчанию ведутся книжки в электронной форме.
Бумажные бланки могут потребоваться тем, кто выбрал их как способ фиксации своей трудовой жизни и требуется оформить:
- новую трудовую, если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена;
- нужен дубликат документа.
