Положение об оплате труда устанавливает правила оплаты, премирования и компенсаций, которые применяют в организации. Как разработать, утвердить и использовать такой документ, расскажем в этой статье.
Можно ли не оформлять положение об оплате труда и могут ли за это наказать
В законодательстве РФ отсутствует требование о разработке и применении положения об оплате труда. Не установлены нормативы к форме, виду и содержанию этого документа. Поэтому за его отсутствие наказания не последует.
Но важно понимать, что положение об оплате труда необходимо не только для описания применяемой системы расчета и вознаграждения за труд, но и для закрепления в организации системы материального стимулирования и поощрения работников. На основании этого локально-нормативного акта обосновывается правомерность включения в налоговые расходы зарплатных затрат. Без положения об оплате труда будет трудно доказать налоговикам правомерность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль или УСН-налогу на премии, доплаты, компенсации и иные подобные выплаты.
Учитывая это, работодатели ответственно подходят к его разработке.
Если же все условия оплаты труда описаны в трудовых договорах с сотрудниками или все работники фирмы трудятся в условиях, исключающих какие-либо отклонения от обычных (не работают сверхурочно, в ночное и праздничное время), положение можно не составлять.
Положение об оплате труда и премировании работников обязательно ли объединять
Законодательных требований по данному вопросу не существует. В компаниях можно встретить разнообразные варианты оформления внутренних документов, связанных с оплатой труда.
Положение об оплате труда может быть оформлено отдельным актом, а условия премирования можно прописать в другом документе— положении о премировании и материальном стимулировании работников. Также возможны варианты, когда разрабатывают иные зарплатные положения: об индексировании заработной платы, суммированном учете рабочего времени и т. д.
Иногда работодатели ограничиваются созданием и утверждением только одного документа — коллективного договора, в котором оговаривают все необходимые нюансы зарплатной политики.
Решение вопроса о том, какие документы создавать, остается за руководством фирмы.
Положение об оплате труда: кто разрабатывает
Решение о том, кто должен разработать положение об оплате труда, принимает директор предприятия. Ответственным за создание документа может быть юрист, бухгалтер, специалист по кадрам. Также возможно создание рабочей группы из этих или других специалистов. Решение по лицам, ответственным за разработку документа закрепляется в приказе.
Структура положения об оплате труда
Структуру и содержание документа работодатель определяет самостоятельно, исходя из специфики деятельности, финансовых возможностей и штата компании (ч. 4 ст. 135 ТК).
В положении нужно:
· прописать все термины и определения, относящиеся к оплате труда и премированию работников, используемые в организации,
· определить общие положения документа,
· дать понятия системы оплаты труда,
· прописать детали возможных оплат на предприятии (оклад/должностной оклад, надбавки, премирование, материальная помощь, начисление и выплата заработной платы и др.)
· предусмотреть возможности индексации заработной платы,
· определить ответственность работодателя.
Общие положения
В этом разделе прописывают цели и порядок применения положения, указывают действующие нормативные правовые акты (законы, подзаконные акты, локальные нормативные акты компании), которыми регулируются вопросы оплаты труда. Также может быть указано лицо, ответственное в компании за начисление заработной оплаты.
Система оплаты труда
Это основной раздел документа. В нем прописывают применяемые в компании системы оплаты- повременная, сдельная.
Если для разных категорий работников используются разные системы оплаты, то описывают все применяемые варианты.
Можно указать должностные оклады и тарифные ставки для каждой категории сотрудников. А также прописать форму оплаты: наличными деньгами через кассу или перечислением на банковские карты, процент возможной оплаты части зарплаты в натуральной форме. Следует указать срок выплаты заработной платы, правила, форму и сроки представления расчетных листков (ст. 131, 136 ТК).
Правила оплаты труда в условиях отклоняющихся от нормальных
В этом разделе поясняют, какие доплаты и в каком размере производят:
· при выполнении работ различной квалификации (ст. 132 ТК);
· при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 60.2 ТК);
· при расширении зон обслуживания или увеличении объемов работ (ст. 60.2 ТК);
· за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (ст. 99 ТК);
· за работу в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК);
· за работу в ночное время (ст. 96 ТК).
Дополнительно можно прописать особенности оплаты работников при невыполнении норм труда, а также при простое (ст. 155, 157 ТК).
Премирование работников
Если в компании не разработано отдельное положение о премировании, то этот раздел включают в положение об оплате труда.
В нем следует прописать:
1. Виды премирования. Они будут зависеть от установленных работодателем критериев — регулярности выплат, заслуг работников, источников финансирования. Положением могут быть установлены текущие или периодические премии, которые выплачиваются с регулярностью в течение определенного времени (месяц, квартал, полугодие, год).
Конкретных требований или ограничений законодательство не устанавливает. Работодатель может предусмотреть единовременные премии, которые приурочены к каким-либо производственным показателям или к конкретным событиям и датам. Например, за выслугу лет, при достижении пенсионного возраста, к юбилею и так далее (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).
Премии могут назначаться за индивидуальные заслуги работника, например, за перевыполнение плана продаж.
2. Показатели премирования. Их нужно определить максимально четко и понятно с описанием порядка их определения.
Например, указать зависимость размера премии от результатов работы. Показатели премирования могут быть:
· количественными - зависят от роста производства, объема продаж и чистой прибыли и так далее;
· качественными – зависят от соблюдения стандартов, технических условий, , могут быть связаны с недопущение брака, обеспечением бесперебойной работы и т.д.
При начислении коллективной премии следует предусмотреть такой показатель, как коэффициент трудового участия с описанием методики его определения.
3. Размеры вознаграждений. Величина премий не ограничена, её устанавливают в зависимости от заранее определенных показателей.
Размер может быть фиксированным, а также дифференцированным (в процентном отношении к некоторой величине).
Фиксированный процент премии можно установить в виде конкретной суммы, например, в размере 30 тыс. рублей к окладу либо в процентном отношении к окладу, например, в размере 40 процентов от оклада.
Дифференцированный размер может устанавливать предел премии с градацией от минимального до максимального — например, сумма ежемесячной премии от 5 до 90 процентов оклада сотрудника в зависимости от процента перевыполнения плана.
Если в компании применяют различные дифференцированные премии, то можно разработать регламенты по различным видам премий и иным поощрительным выплатам, которые будут являться приложениями к положению об оплате труда.
4. Категории премируемых работников с использованием дифференцированной или единообразной системы премирования.
При применении дифференцированного премирования выделяют различные категории сотрудников, для каждой из которых устанавливают свой порядок и условия поощрения. Такие категории можно выделять по разным признакам:
· в зависимости от выполняемых функций применяется традиционное деление работников на рабочих, служащих, специалистов и руководителей;
· в зависимости от принадлежности к различным сферам производства применяется деление на работников основного производства, вспомогательного производства и непроизводственной сферы.
Единообразное премирование чаще всего используют в организациях, где большинство работников выполняют одинаковую трудовую функцию.
5. Сроки выплат премий. Стимулирующие выплаты могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 26.09.2016 № ТЗ/5802-6-1, письмо Минтруда от 21.06.2020 № 14-1/ООГ-9132). Работодатель определяет, когда возникает право на получение премии и когда ее выплата должна быть произведена.
Порядок индексации заработной платы работников
В этом разделе устанавливают сроки и порядок индексации заработной платы. Индексация может производиться ежеквартально или ежегодно в зависимости от уровня инфляции, или в зависимости от изменения МРОТ (ст. 134 ТК);
Ответственность работодателя
В этом разделе указывается ответственность работодателя за задержку, невыплату заработной платы и за другие нарушения порядка оплаты труда и премирования (ст. 236 ТК).
Прочие условия оплаты труда
В этом разделе можно описать правила вступления положения в силу, внесения в него изменений и так далее.
Порядок утверждения положения об оплате труда для учреждения
Для разработки проекта положения об оплате труда назначается ответственное лицо или создается рабочая группа.
Разработанный проект документа направляют на согласование заинтересованным подразделениям для изучения и внесения замечаний и дополнений к проекту положения.
Далее документ с внесенными предложениями и замечаниями направляют в выборный орган первичной профсоюзной организации или иной представительный орган работников, представляющий их интересы (ч. 4 ст. 135, ч. 1 ст. 372 ТК). Не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта мотивированное мнение о документе направляется работодателю в письменной форме.
Если с проектом не согласны, или проект содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним или в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом для достижения совместного решения (ч. 2, 3 ст. 372 ТК).
Положение утверждается приказом по организации и вступает в силу со дня его утверждения или со дня, оговоренного в нем или в приказе об утверждении.
Ознакомление сотрудников с положением об оплате труда
Утвержденное руководителем положение об оплате труда в обязательном порядке доводят до сведения всех сотрудников компании под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК).
Если положение разработано в связи с изменением организационных или технологических условий труда, то о таких изменениях необходимо уведомить сотрудников не менее чем за два месяца до вступления в силу новых правил (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.3, ч. 2 ст. 74, ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.3 ТК).
Изменение положения об оплате труда
Работодатель вносит изменения в положение об оплате труда:
· в связи со вступлением в силу либо изменением нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения;
· в связи с необходимостью изменений системы оплаты труда.
Рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий при внесении изменений.
1. Подготовка изменений. Правки вносятся в первоначальный текст документа либо создается новое положение.
2. Учет мнения первичной профсоюзной организации, если она есть на предприятии. Изменения вносятся в установленном порядке (ч. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 135 ТК).
3. Руководитель компании издает приказ об утверждении правок либо новой редакции документа.
4. С правками, внесенными в положение, либо с новой редакцией документа необходимо ознакомить всех сотрудников компании под подпись.
5. Заключение дополнительного соглашения к трудовым договорам (при необходимости). Условия оплаты труда работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты — обязательные условия трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК). Если внесение правок в положение об оплате труда влечет изменение условий трудовых договоров, необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам (ч. 2 ст. 22.1, ст. ст. 22.2, 22.3, 72, 312.2 ТК).
6. Если сотрудник не согласен с новым положением об оплате труда, а изменения связаны с организационными или технологическими условиями труда, допускается внесение правок в условия трудовых договоров по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 74 ТК).
О предстоящих изменениях и его причинах работодатель обязан уведомить сотрудников не позднее, чем за два месяца, в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.2, 22.3, ч. 2 ст. 74, ч. 5 ст. 312.3 ТК).
Этот порядок используется, если условия трудового договора не меняются, но в нем есть отсылка на положение об оплате труда, в который вносят изменения в части выплаты зарплаты.
7. Если изменения в положении об оплате труда связано с изменением организационных или технологических условий труда и работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу.
Это может быть как вакантная должность, соответствующая квалификации работника, так и нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности.
Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ч. 2 ст. 22.1, ст. 22.2, 22.3, ч. 3 ст. 74, ч. 5 ст. 312.3 ТК).
При отсутствии подходящей работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).
Нужно ли каждый год пересматривать положение об оплате труда
Положение об оплате труда может действовать без ограничения срока (бессрочно). Законодательством никаких особенностей для срока действия такого документа не установлено.
Необходимость в ежегодном пересмотре положения может возникать в тех случаях, когда работодатель осваивает новые виды деятельности и привлекает работников различных профессий для которых необходим пересмотр или дополнение существующих систем оплаты труда и стимулирующих выплат при изменении условий труда.
Срок хранения положения об оплате труда
Положение об оплате труда должно храниться (п. 294 перечня типовых управленческих архивных документов Росархива от 20.12.2019 № 236.):
· по месту разработки и утверждения — постоянно. Компании — источники комплектования государственных или муниципальных архивов должны передавать документы, утратившие силу, в архив. Организации, которые не являются источниками комплектования архивов, должны сохранять положения не менее десяти лет;
· в других случаях документ хранится пять лет после замены новыми положениями.
